КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО ДИАГНОСТИКЕ И РАЗРАБОТКЕ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА КОМПАНИИ-КЛИЕНТА.

АКТУАЛЬНОСТЬ ДАННОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В ходе встречи с представителями Компании 1 (далее Компании), было выявлено несоответствие качества и полноты получаемой руководством Компании информации для целей принятия управленческих решений.

Основным требованием руководства Компании к управленческой отчетности является корректное, своевременное и полное предоставление финансовой информации в отчетности, пользователями которой являются:

• Акционеры компании;
• Руководители дивизионов:
• Дивизион "Компания-упаковка" (ДКУ);
• Дивизион корпоративно-розничных продаж (ДКРП);
• Дивизион продаж сортов бумаги и картона (ДПСБК);
• Дивизион оптовых продаж (ДОП);
• Дивизион региональных продаж (ДРП).
• Руководители финансового направления (финансовый директор) административного центра Компании.

Данное коммерческое предложение направлено на диагностику системы управленческого учета. Для целей данного проекта система управленческого учета определяется как: система идентификации, сбора, регистрации, обработки и анализа фактических финансовых данных и предоставления финансовой информации пользователям, принимающим на ее основе решения.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Основной задачей управленческого учета на предприятии является идентификация, сбор, регистрация, обработка и анализ финансовых данных, и предоставление финансовой информации пользователям для принятия управленческих решений.

Для ее решения необходимо использование трех программных продуктов эксплуатирующихся на предприятии:

• Программный продукт "1", который является инструментом ведения основного (закупочно-торгового) бизнеса и применяется для целей передачи информации между подразделениями в режиме "on-line", является глобальным "регистратором" информации о движении товаров и денежных средств.
• Программный продукт "2", предназначенный для консолидации данных о торгово-закупочной деятельности, поступающих из программного продукта "1", установленного в подразделениях Компании.
• Программный продукт "3", который будет использоваться для получения управленческой отчетности на основе информации программного продукта "2".

Так как основные бизнес-процессы Компании и функционал программных продуктов нам неизвестны, следует провести тщательный анализ предприятия, его учетных процессов и программных продуктов.

При постановке системы управленческого учета мы будем опираться на следующие предположения, озвученные представителями Заказчика:

• Все подразделения, занимающиеся торгово-закупочной деятельностью (основным бизнесом) идентичны по своим бизнес-процессам (как основным, так и вспомогательным) и в конфигурации программного продукта "1". Поэтому, данные, полученные в ходе диагностики одного подразделения определенного типа, могут быть использованы для постановки системы управленческого учета в других подразделениях аналогичного типа;
• В разрабатываемой системе управленческого учета движения денежных средств (ДДС) будут использованы только программные продукты: "1", "2", "3";
• Информация, которая требуется пользователям отчетности, перечисленным в разделе "Актуальность данного предложения" выше, является единственной, которую должна выдавать система управленческого учета.

ЭТАПЫ ПОСТАНОВКИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Для наиболее эффективной организации работ по проекту мы предлагаем поэтапный подход к работе. Он позволяет, с одной стороны, Компании не быть полностью зависимой от Консультанта, а с другой - уменьшить возможные риски проекта, связанные с изменением основных условий работ:

Этап 1. Диагностика текущего состояния действующей системы управленческого учета и формирование Концепции построения системы управленческого учета.

Этап 2. Методическая разработка Системы управленческого учета.

Этап 3. Регламентация бизнес-процессов Системы управленческого учета.

Этап 4. Определение вариантов решения задачи по автоматизации системы управленческого учета.

Этап 5. Формирование технического задания на автоматизацию системы управленческого учета.

Поскольку в настоящее время мы не располагаем полной информацией о действующей системе управленческого учета, используемых программных продуктах и требованиях пользователей к конечному результату проекта, то указать точный перечень работ, их стоимость и продолжительность по этапам с 2 - 5 будет возможно только после проведения первого этапа работ. Однако далее, в Таблице 1, приведено общее описание целей достигаемых на каждом этапе работ.

Таблица 1. Цели этапов проекта.

ДИАГНОСТИКА ТЕКУЩЕЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И ФОРМИРОВАНИЕ КОНЦЕПЦИИ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Разработка системы управленческого учета включает в себя 5 последовательных этапов, с учетом предпосылок указанных выше, в соответствии с которыми 1-м этапом выполнения работ является Изучение предприятия и его системы управленческого учета, формирование Концепции системы управленческого учета и детального плана дальнейших работ.

Основными целями проводимых работ являются:

• Ознакомление с текущим состоянием системы бухгалтерского и управленческого учета;
• Выявление проблемных зон и зон развития в сфере управленческого учета;
• Выявление информационных потребностей пользователей управленческой отчетности;
• Оценка среды функционирования системы управленческого учета;
• Анализ и выработка рекомендаций по усовершенствованию системы управленческого учета;
• Формирование детального плана-графика работ по постановке Системы управленческого учета;
• Формирование единого с Заказчиком понимания основных элементов и качественных характеристик проектируемой Системы, которые будут служить идеологической основой работам по методической разработке Системы на последующих этапах проекта.

Данный этап включает в себя выполнение следующих работ:

1. Анализ операционного цикла предприятия, его основных бизнес-процессов и процессов учета. В рамках данной работы будет проведено изучение операционного цикла предприятия и его основных бизнес-процессов. Бизнес-процессы предприятия будут схематично описаны, с детализацией необходимой для понимания вопросов функционирования предприятия;
2. Выявление информационных потребностей пользователей управленческой отчетности (УО) и их удовлетворенности существующей УО. В рамках данной работы будет проведено:
• Интервьюирование руководителей с целью определения:
1. Их понимания и отношения к управленческому учету;
2. Образования и уровня финансовой подготовки;
3. Круга и вида решений, которые они принимают;
4. Видов финансовой информации нужных для принятия решений;
5. астоты предоставления отчетов;
6. Их пожеланий к формам отчетов (таблица, график, диаграмма, размеры таблицы, в электронном виде или нет и пр.)
7. Их удовлетворенности существующими отчетами.
• Формирование списка УО, которые получают конкретные пользователи, выяснение частоты, с которой они их получают, источника отчетов, информации в отчетах и лиц ответственных за подготовку отчетов.
• Проведена оценка качества существующих УО.
• Подготовлен список информации необходимой для пользователей отчетности при принятии управленческих решений.
3. Изучение процессов учета и соответствующего документооборота. В рамках данной работы будет проведено:
• Сбор и анализ существующих форматов первичных документов;
• Изучение процессов учета (участники, взаимодействие, документооборот);
• Интервьюирование ключевого персонала и руководства Компании с целью определения уровня квалификации, понимания и выполнения регламента (и политики) учета.
4. Обследование автоматизированных систем учета "1", "2", "3". В рамках данной работы будет проведен анализ:
• Механизмов учета в локальных автоматизированных базах и передачи данных в "2";
• Настройки аналитического учета и справочно-информационного наполнения существующих учетных систем;
• Дополнительных, незадействованных возможностей автоматизированных баз и "2", а также их ограничений.
5. Подготовка Отчета и Презентации по диагностике системы управленческого учета, Концепции построения системы управленческого учета в соответствии с заданными ограничениями. В рамках подготовки Концепции системы управленческого учета будет выполнено:
• Определение целей и ключевых элементов Системы.
• Определение основных подходов и принципов построения Системы.
• Определение качественных характеристик, требований по структуре отчетов.
• Определение пользователей отчетности.
• Определение участников Системы управленческого учета, их ролей и распределения ответственности.
• Определение бизнес-процессов Системы управленческого учета.
6. Подготовка и согласование плана работ по построению системы управленческого учета.

Важно отметить, что поскольку предприятие имеет множество подразделений, занимающихся торгово-закупочной деятельностью, производственной деятельностью, административно-управленческой деятельностью, то, в соответствии с предположением, описанным выше в разделе "Цели и задачи управленческого учета", работы по изучению процессов предприятия будут проводиться на одном подразделении каждого типа. Однако информационные потребности пользователей в управленческой информации будут выявлены в каждом подразделении.

РЕЗУЛЬТАТЫ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Основным результатом реализации 1-ого этапа является Отчет по результатам проведенной диагностики и Концепция системы управленческого учета.

Отчет по результатам проведенной диагностики содержит описание текущего положения дел в сфере организации управленческого учета, описание выявленных проблемных зон и зон развития, а также выводы и рекомендации по совершенствованию Системы управленческого учета и состоит из следующих основных разделов:

• Общая среда функционирования системы управленческого учета;
• Система управленческого учета;
• Кадровый состав и уровень квалификации отделов и служб, осуществляющих бухгалтерский и управленческий учет;
• Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета.

Кроме того, руководству будет представлено резюме Отчета по результатам проведенной диагностики в форме презентации в MS Power Point.

Концепция системы управленческого учета будет состоять из следующих разделов:

1. Принципы построения Системы управленческого учета;
2. Способы (направления, методы) реализации подходов в управленческом учете:
• Описание проектируемой системы управленческого учета;
• Описание управленческих форматов и требований к ним.
3. Субъекты Системы управленческого учета:
• Категории субъектов;
• Роли центров финансового учета/ответственности;
• Роли специализированных, функциональных служб и должностных лиц, участвующих в управленческом учете.
4. Схема сбора, обработки, анализа и предоставления финансовой информации пользователям;
5. План работ по постановке системы управленческого учета.

ПЛАН И СТОИМОСТЬ РАБОТ

План работ по Диагностике и разработке Концепции системы управленческого учета Компании приводится в Приложении 1. Общая продолжительность работ составляет 3 месяца.

Проектная команда со стороны Исполнителя будет укомплектована 1 менеджером проекта и 5 консультантами в области управленческого и финансового консалтинга, кроме того, к выполнению отдельных работ по проекту будут привлекаться дополнительные специалисты.